Любое юр. лицо должно знать о том, что его действия всегда под надзором контролирующих субстанций. Чтобы эти органы могли фиксировать данные о проверках, нужно иметь специальный журнал учета проверок.

На что стоит обратить внимание?

• Запись фиксируется в журнале по окончанию каждой проверки.
• Внесение записей осуществляется надзорными органами.
• Он обладает своей формой, которая утверждена вышестоящими инстанциями.
• Журнал учета обязан быть прошитым, с нумерацией всех страниц. Помимо этого документ пломбируется и ставится печать юр.лица.

При этом всем можно купить журнал или сделать самим.

Как заполняется журнал учета проверок юр.лица, которые проводятся органами госконтроля?

А теперь об особенностях заполнения журнала:

• Лицевая сторона журнала должна фиксировать название компании, адрес, инициалы и должность ответственного человека, время учета.
• По окончании проверки юр лица создается запись, где указывается орган контроля, который осуществлял проверку.
• Обязательно зафиксировать старт и окончание проверки, номер приказа, на основе которого осуществлялась проверка.
• Указывается то, почему проводилась проверка.
• Создается акт, где прописывается в журнале учета номер и дата данного документа. В случае неналичия данной документации органы контроля фиксирует акт о том, что нет журнала.
• Если были обнаружены нарушения в ходе проверки, то необходимо отразить этот факт в журнале.
• Инициалы проверяющих лиц должны быть зафиксированы в журнале.
• Лицо, записывало в журнале факт учета проверок, должно заверить документ своей подписью.

Скачать журнал учета проверок юридического лица

Не существует компании или организации, которую бы не посещали с инспекциями разного рода контролирующие органы. Делается такого для того, чтобы проверить соблюдение фирмами законодательных норм (финансовых или юридических). Поэтому ведение журнала проверок для организаций и лиц со статусом юридического становится обязательным. Контроль за этим законодательство возлагает на руководителя компании.

Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица?

Для того чтобы иметь возможность подробно разобраться в наименованиях проверяющих структур, типах инспекций и их длительности, руководство организации обязано вести соответствующий журнал для учета. Главной его задачей является фиксация факта проверки в документальном виде. Также благодаря этой книге руководитель фирмы сможет ознакомиться с результатами инспекции.

Для руководства компании такой вид отчетности очень удобен, так как в довольно сокращенном виде, он может получить полную информацию о результатах проводимой инспекции.

Законодательство предусматривает ведение журнала проверок и для индивидуальных предпринимателей. В Федеральном законе под номером 294 говорится о том, что ИП имеют полное право на ведение такого документа, но это не значит, что для них это условие является обязательным. Индивидуальные предприниматели могут вести такой учет на свое усмотрение. Это влечет за собой и отсутствие любых наказаний с юридической стороны за отсутствие книги.

Но вести такую документацию важно самому предпринимателю или организации, так как на ее основании он получает дополнительную информацию о проверке.

Кто ответственный за журнал

Организовать заполнение и хранение книги проверок должен сам руководитель фирмы. Именно на него законодательство возлагает ответственность за соответствие этого процесса нормам закона. Вместе с тем, сотрудники контролирующих органов обязательно должны проконтролировать наличие правильно заполненного журнала.

Придя на проверку, инспектор запрашивает у руководства книгу проверок и управляющие компанией обязательно должны представить ему этот документ. Заполнять журнал может только инспектор собственноручно.

Вести книгу может секретарь руководителя. Журнал проверок является официальным документом, поэтому его обязательно нужно внести в номенклатуру дел. Хранится такой документ чаще всего в канцелярии.

Необходимость в использовании книги учета инспекций возникает только во время проверок, поэтому вносить в нее данные, не касающиеся инспекции не нужно.

Как заполнять и прошить?

Журнал проверок – это, прежде всего, юридический документ, поэтому его заполнение и внешний вид должны соответствовать нормам. Своим внешним видом он напоминает бланк, который прошит в брошюру. Новую незаполненную книгу обязательно нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, а на последнем листе сделать пломбу, где будет указано о числе страниц, личные данные хранителя документа, а также печать, проставлена руководителем.

Журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован. Номера страниц необходимо наносить в верхнем углу с правой стороны листа. Для этого правильно использовать черный карандаш. На последних страницах должен присутствовать лист-заверитель. В нем должна быть указана такая информация:

• число листов, которые прошиты и пронумерованы;
• ФИО сотрудника, который заверял надпись;
• подпись;
• ее расшифровка;
• дата составления листа.

Журнал проверок считается с юридической стороны самостоятельным делом, поэтому его необходимо включать в номенклатуру дел предприятия. Делается это каждый год, потому что каждый год происходит уточнение номенклатуры дел, ее нужно перепечатать и утвердить. Номенклатура начинает действовать с первого дня каждого последующего года.

Если организация не соблюдает этого правила, то книгу учета необходимо включить в номенклатуру под дополнительным номером (индексом). Для этого отведен специальный раздел.

На большинстве предприятий используется журнал, который распечатан типографическим путем. Но это не обязательное условие. Вполне могут подойти и те бланки, которые сделаны на компьютере.

Документ начинается с титульной страницы. На ней должна быть указана такая информация:

• полное название организации;
• сокращенное название юридического лица (если такое есть);
• какого числа было начато ведение журнала;
• ФИО ответственного за хранение журнала сотрудника.

Последующие страницы документы должны быть сделаны в виде таблиц. В их поля нужно вносить такую информацию:

• какого числа началась и закончилась проверка;
• сколько часов длилась инспекция (указать конкретные часы);
• сотрудники какого контролирующего органа посетили предприятие;
• на основании какого документа происходит инспекция (указать его данные);
• предмет инспекции, ее главная цель;
• указать вид инспекции (внеплановая или плановая);
• данные из акта, в который внесены результаты инспекции (его дата и номер, а также время получения его руководством организации);
• недочеты, которые были выявлены в последствие проведения инспекции;
• под каким номером и датой состоят примечания, которые направлены на устранение недочетов;
• фамилия, имя, отчество сотрудников контролирующего органа;
• фамилия, имя, отчество независимых экспертов, которые привлекались к проверке;
• личная подпись инспектора.

Инспекция может длиться несколько дней, а может закончиться и за пару часов. Но на заполнение журнала уполномоченное лицо имеет специально отведенные сроки. В первый день проверки инспектор должен заполнить пункты от первого до шестого. В этот период вносятся первоначальные данные для того, чтобы провести фиксацию начала инспекции.

Второй этап заполнения журнала происходит по истечении нескольких дней по окончании инспекции. В этот период заполняются все остальные данные, связанные с результатами проверки, а также проставляется подпись инспектора.

На основании этого журнала руководство компании может вести учет контролирующих органов. Также этот документ помогает подготавливать отчетность в вышестоящие органы об результатах проводимых инспекций.

Если журнал проверок отсутствует, то руководство фирмы не несет никакой административной ответственности. В этом случае инспектор в тексте акта проверки делает запись о том, что журнал отсутствует. Также акт будет содержать причины отсутствия документа, а также все данные о результатах проводимой проверки.

Правила хранения

На каждом предприятии соответствующим распоряжением должен быть назначен ответственный за ведение и хранение журнала проверок.

После того, как журнал проверок был окончен, его нужно хранить еще 5 лет. Притом, сам журнал не имеет определенного срока действия. Его нужно вести до полного заполнения. Это значит, что он может быть действительным, как год, так и 10 лет. Все зависит от количества проверок на предприятии.

Неопределенный срок действия делает журнал проверок переходящим документом, что также должно быть отображено в номенклатуре дел.

Как уже было сказано выше, журнал хранится на предприятии не больше 5 лет после окончания его заполнения. Этот срок делает его делом временного хранения, а такие документы не передаются в архив. Это значит, что законченный журнал на протяжении 5 лет хранится у ответственного лица, а по окончании этого срока включается в акт об уничтожении. Для этого стоит соблюдать два важных правила:

• уничтожение дел происходит на предприятиях, если срок его хранения истек на первое января текущего года;
• документы можно уничтожать только за тот период времени, за который были утверждены опись на хранение дел.

Но есть и исключения из этого правила. Журнал проверок может быть передан в архив по распоряжению руководства организации.

Если во время передачи в архив дел постоянного хранения нужно делать опись, то для временных документов ее составлять не нужно.

Если юридическое лицо по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то журнал учета проверок вместе с другими документами нужно передать в архив.

Вконтакте

Ведение журнала учета проверок юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями установлено Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Закон № 294-ФЗ). Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Проведение проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Закон № 294-ФЗ регламентирует порядок проведения государственного и муниципального надзора, устанавливает виды проверок, порядок оформления результатов таких проверок.

При этом надо отметить, что в п. п. 3, 3.1 ст. 1 Закона № 294-ФЗ устанавливается длинный перечень ситуаций и видов контроля, в которых эти положения не применяются. Например, закон не применяется при налоговых проверках, в отношениях с таможенными органами, при валютном контроле и почти всех финансовых проверках. То есть при камеральной проверке ИП после закрытия нельзя будет руководствоваться положениями Закона № 294-ФЗ, так как этот вид проверок регламентируется НК РФ и есть прямое указание о неприменении.

Проверки по Закону № 294-ФЗ могут быть:

• плановыми и внеплановыми (ст. ст. 9 , 10 Закона № 294-ФЗ);
• документарными и выездными (ст. ст. 11 , 12 Закона № 294-ФЗ).

Установлены и сроки проведения проверок. Согласно ст. 13 Закона № 294-ФЗ максимальный срок проверки составляет двадцать рабочих дней, при этом регламентирован общий срок плановых проверок - это 50 часов в год для одной организации или ИП, которые относятся к субъектам малого предпринимательства, и 15 часов, если речь идет о микропредприятиях.

Каким образом определяется время проверки? Это указывается в журнале проверок, и в случае достижения общего времени проверок до конца года, например в июле, проведение проверок, утв. Законом № 294-ФЗ, будет неправомерно.

Журнал учета проверок ИП и организаций

Указание на ведение журнала учета по типовой форме всеми организациями или ИП содержится в п. 8 ст. 16 Закона № 294-ФЗ . При этом записи в этот журнал вносят проверяющие, это четко установлено, вплоть до того, чья подпись должна быть (п. 9 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141. В отношении проводимой проверки должны быть указаны:

• дата проверки, начало и окончание;
• время проверки - в рабочих днях или часах для малых и микропредприятий;
• наименование проверяющего органа;
• реквизиты документа, являющегося основанием для проверки;
• цели, задачи и предмет проверки;
• для плановой проверки указание на ежегодный план проверки, для внеплановой — указание на согласование проверки прокурором (если согласование необходимо);
• реквизиты акта по результатам проверки и дата вручения;
• перечень нарушений со ссылкой на нормы законодательства;
• реквизиты предписания об устранении нарушений;
• фамилии, имена, отчества и должности проверяющих;
• данные экспертов, если были привлечены к проверке;
• подписи проверяющих.

Журнал проверок должен быть прошит, скреплен печатью и пронумерован. Если журнал отсутствует, то в акте проверки должна быть сделана соответствующая запись.

Место хранения журнала не регламентировано, но он должен быть доступен проверяющим вне зависимости от места хранения (Письмо Минэкономразвития от 01.11.2011 N ОГ-Д09-1900). Срок хранения законом также не установлен, но журнал проверок ИП и после закрытия желательно не выбрасывать, так как могут быть споры и после завершения регистрации, ведь ИП - это статус физического лица.

Изменения с 1 января 2017 года

С этого года вступили в силу нормы контрольных мероприятиях без взаимодействия с ИП и юридическими лицами (ст. ст. 8.2 , 8.3 Закона № 294-ФЗ). Например, плановые осмотры территорий и транспортных средств, измерение параметров воды, воздуха, почвы, недр и другие.

В результате может быть направлено предостережение о недопустимости нарушений, может быть принято решение о внеплановой проверке.

Кроме того, действуют и нормы о профилактике нарушений. Контролирующие органы должны информировать организации и ИП, проводить разъяснительную работу в виде конференций, семинаров, направления рекомендаций, комментировать законодательство, регламентирована обязательность ежегодного обзора.

Надо отметить, что контролирующие органы размещают информацию и рекомендации по ряду вопросов.

Например, в Обзоре практики МЧС России рассмотрены самые разнообразные вопросы - от выбора огнетушителя с детализированным указанием, что должно быть на корпусе, до анализа судебной практики по аннулированию лицензии. При этом рассматривается тематика очень подробно, например, в отношении проверок - может ли проводиться внеплановая проверка на основании анонимной жалобы или жалобы, полученной по электронным средствам связи.

В Обзоре Роспотребнадзора указывается, что количество проверок в 2016 году снизилось по сравнению с 2009 годом в 2,1 раза и на 11% по сравнению с 2015 годом. При этом более четверти внеплановых проверок проведено по жалобам потребителей. Кроме того, в Обзоре отражаются не только результаты деятельности, но и существующие для контролирующих организаций проблемные моменты, и вносятся предложения по изменению законодательства.

Как заполнить журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля?

Для многих индивидуальных предпринимателей проверки со стороны контролирующих органов власти стали привычным явлением. Но только недавно у нас появился журнал для учёта подобных мероприятий. До этого форма ведения была свободной.

Такие журналы учета проверок юридического лица необходимы, чтобы записывать результаты проверок, по выявленным нарушениям и рекомендациям к дальнейшим действиям.

Журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля: зачем нужен этот документ?

Такие журналы помогают защищать права предпринимателей и руководства на предприятиях при проверках. Только в журналах факт контроля фиксируется объективно.

№294-ФЗ – закон, где регулируются отношения между бизнесом и властью. В тексте закона подробно рассказывается о правилах проведения проверок, сроках и подведении итогов. Указывается и список лиц, наделённых соответствующими полномочиями.

Основные разделы журнала учета

Наличие следующих разделов стало обязательным требованием для журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля:

1. Номерное обозначение для записей.
2. День, когда процедура началась и завершилась.
3. Если компания представляет малый или средний бизнес – пишут, сколько часов ушло на такую проверку.
4. Обязательно обозначение органа, давшего приказ на проведение мероприятий.
5. Каков предмет контроля? С какими целями и задачами он проводится?
6. Указывают, проведена вне- или плановая проверка.
7. Не забывают о дате, когда бумаги были оформлены и переданы адресату.
8. Какие нарушения присутствуют на объекте?
9. Ставят дату, излагают предписания, указания по проверке.
10. Привлечённые эксперты ставят свои ФИО, это касается и сторонних экспертов.
11. Каждая сторона должна подписать документ.

Как правильно заполнить журнал регистрации исходящих документов и какие сведения должны быть обязательно отражены в этом акте, вы можете узнать

Как надо вести журнал учёта проверок контролирующими органами?

Руководитель пишет ФИО на титуле журнала учета проверок юридического лица. Там , номер ОГРН. Данные должны присутствовать и по отношению к лицу, которое ведёт журнал. Обязательно наличие подписи и даты, когда документ начали оформлять.

Допускается как самостоятельная распечатка бланков на принтере, так и использование услуг типографии. Нумерация и прошивка обязательна. Титульный лист журнала учета проверок юридического лица содержит информацию о том, сколько всего страниц в документе.

Журнал учёта проверок контролирующими органами заверяется печатью ИП, если он с ней работает. Это требование стало обязательно для всех со статусом юридического лица.

Особенности плановой проверки

• Проводится максимум раз каждые три года.
• Чаще проводится только в отношении лиц, занимающихся определёнными видами деятельности.
• Ответственное лицо уведомляется о начале проверки не позднее, чем за 3 дня до её начала.

Зачем нужно такое мероприятие?

1. Контроль выполнения требований для лицензии.
2. Чтобы оценить, в каком состоянии находятся условия труда.
3. Чтобы проверить, как соблюдаются нормы противопожарной безопасности.
4. Ознакомление с санитарно-эпидемиологическими условиями.

Что на счёт внеплановых проверок?

• Проводится всегда, если есть серьёзные основания.
• должны уведомить о проверке за 24, допускается применение всех способов.
• Нужна для того, чтобы проверить, как руководитель выполняет те или иные требования к своей деятельности.

Оформление результатов проверки

Главная форма для оформления результатов – акт, составленный в количестве двух экземпляров. Приказ Минэконом Развития РФ №141 от 2009 года – вот где указана типовая форма этого документа.

Протоколы образцов по отбору продукции становятся важными приложениями к нему. Пробы берутся так же из объектов производственной, окружающей среды рядом с предприятием. При необходимости, объяснения пишут сотрудники и специалисты, ответственные за соблюдение требований по безопасности.

Оформление документа начинается сразу после завершения проверки, это касается обоих экземпляров. Отправляют акт заказным уведомлением. При необходимости, копию акта проверяющие органы направляют представителям прокуратуры.

Узнать, как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и скачать образец этого документа, вы можете

Результаты проверки и меры государственных органов

После выявления нарушений на объектах, проверяющий выполняет свои обязанности в этом направлении. Он выдаёт руководителям предписания по устранению нарушений, указывая чёткие сроки для исправления проблемы.

Если необходимо – отдельно составляются мероприятия, направленные на защиту интересов. Осуществляется полный контроль выполнения требований, указанных в предписании.

Если деятельность предпринимателя сама по себе несёт опасность для интересов и прав граждан, необходимо предупредить об этом в доступной форме.

Что на счёт обжалования результатов проверки?

Для обжалования руководитель имеет право обратиться к представителям органов, проводивших проверку. Такие решения могут принять все, кто не согласен с фактами и выводами, изложенными в результатах такой проверки. Обращаться по данному поводу нужно не позднее, чем через 15 дней после получения результатов. Документы оформляются только в письменной форме.

Обжалование допускается для всего акта проверки, отдельных его частей, положений. Необходимо предоставлять доказательства, чтобы обосновать свои возражения. Допускается использование копий с официальным заверением. Если проверка проводится с грубым нарушением требований и правил, есть возможность отменить её результаты.

Что такое книга учета бланков строгой отчетности и обязательно ли ее ведение ИП и юридическими лицами – читайте

Какие нарушения во время проверок признаются грубыми?

• В проверке принимали участие независимые эксперты, имеющие непосредственное отношение к объекту, где проводится проверка.
• Плановая проверка, которая не была включена в ежегодный план.
• Нет акта по результатам мероприятия.
• Были превышены сроки проведения.
• Органы попросили представить документы, не имеющие отношения к предмету проверки.
• Проведение мероприятия без соответствующих приказов со стороны руководителя.
• Нарушения по времени и срока для субъектов малого предпринимательства.
• Внеплановые выездные проверки не согласуются с органами прокуратуры.
• Мероприятие проводится без серьёзного основания.
• Нарушен срок отправления уведомления.

Проверки прокурорами

Прокуратура действует гласно до тех пор, пока её действия не нарушают требования в действующем законодательстве. Прокуроры сами не обязаны давать пояснения по делам, которые находятся в ведении. Только он сам выносит решение о том, может ли гражданин ознакомиться с результатами проверок и делами.

При взаимодействии с прокурором должные лица на предприятиях имеют ряд обязанностей:

• Являться по вызову при необходимости, либо обеспечить явку интересующего специалиста.
• Выделять сотрудников, без участия которых невозможно решить тот или иной вопрос.
• Представлять данные статистики, документы и выписки по требованию.
• Открывать доступ ко всем материалам и документам на предприятии.

Прокурор сам выставляет требование по устранению нарушений, если они обнаружены. К соответствующим мероприятиям ответственные лица обязаны приступать незамедлительно. Прокуроры следят за тем, что на предприятиях соблюдались права всех граждан.

На какие моменты обратить внимание во время проверки?

Благодаря сведениям в журнале учета проверок юридического лица каждый сможет подать жалобу в вышестоящие органы, если не согласен с результатами действий.

Одно из главных требований – в том, что подпись в журнал должен вносить не только сам проверяющий, но и индивидуальный предприниматель, к которому он пришёл.

1. ИП не должен допускать на предприятие проверяющих, отказывающихся ставить свою подпись.
2. Об отказе сразу сообщают в то же ведомство, откуда пришла проверка.
3. Возражения подаются в соответствующий орган не позднее, чем через 15 дней после окончания мероприятия.

Инспекции труда профсоюзов создаются силами профессиональных объединений. Они тоже проводят свои проверки для установки того, насколько соблюдаются права работников, членов коллектива.

Уполномоченные по этому вопросу и профкомы – те, кто проверяет соблюдение требований законодательства на предприятиях. Они так же отправляют работодателям предложения, которые помогут улучшить работу, увеличат безопасность и результативность. Профкомы сопровождают руководителей во время визитов специальных комиссий.

Руководители обязаны устранять любые нарушения, выявленные профсоюзными инспекторами труда во время проверок.

Ещё о правах проверяемой стороны

1. Проверяющие несут уголовную и административную ответственность в ситуациях, когда они халатно относятся к исполнению своих обязанностей.
2. Органы контроля и надзора должны самостоятельно следить за тем, как их сотрудники выполняют обязанности. При необходимости для исправления ошибок и нарушений проводятся служебные расследования.
3. Если права проверяемой стороны были нарушены, сообщают о принятых из-за этого с этим мерах не позднее, чем через 10 дней.

Отдельный регламент разработан для прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

1. Надо присутствовать на проверках, чтобы давать разъяснения по интересующим вопросам, задавать в случае необходимости.
2. Проверяющие лица сами представляют сведения относительно мероприятий.
3. Каждый руководитель имеет право ознакомиться с результатами проверок, высказать своё мнение в приписке к акту. Они так же оценивают действия конкретных лиц.
4. В случае несогласия с действиями допускается применение всех доказательств.

Вывод

Предприниматель не добьётся результатов, если не будет держать ситуацию под контролем. Журнал учёта проверок нужен для защиты прав проверяемой стороны. Ведь даже жалобы на превышение полномочий подтверждаются в документальной форме.

За последние несколько лет органы Федеральной власти в РФ выработали типовую форму этого документа, что облегчает решение задач и вопросов. За отсутствие документа не предусмотрены административные взыскания. Но этот факт обязательно отмечается лицами, проводящими проверку.